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    会议管理的十五个要素

    发布时间:2013/6/15 17:28:34
      对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在每一个?#26041;?#35832;如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西,同时又能关注?#25509;?#20250;者一些意想不到的情况,比如突发的疾病、家庭危机或其他个人麻烦等。此外,还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件呢?作为一个专业的会议管理公司,我们提出以下一些建议供您参考。

      一、 确立?#39749;?#30340;目标

        对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值,必须要有一个?#39749;?#30340;目的。通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值,并且能回报投资。

      二、 完善信息的采集与分析
       
        信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

      三、 追求?#27426;系?#21019;新

        每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,?#27426;系?#21019;新能使每一次会议都充满激情与乐趣。

      四、 制定周密的计划

        无论是甘特图?#25925;?#36827;度表,一个周密的计划必须包括会议里所有?#21335;?#33410;,另外,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁?#31995;?#35013;饰。

      五、 实施?#32454;竦南?#22330;管理

        在进行现场管理时,一定要?#32454;?#22320;对照计划表?#31995;?#20107;项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力(参见14条)

      六、 结束与细致的总结

        成功的会议需要有创造?#32536;?#35268;划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;?#21028;?#30340;包装和系?#36710;?#21453;馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗?将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议计划。

      七、 争取?#21028;悖?#32780;不是完美

        无论会议大小与否,再好的会议计划都不可能达到完美,最重要的事情是建议、设?#22378;?#20462;正。

      八、 了解会议涉及的行业

        为了提供成功的会议管理,组织者必须了解会议所涉及的行业,专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

      九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂

        保证合作的供应商提供高品?#23454;?#26381;务,千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质,到最后损失最大的?#25925;?#20320;自己。

      十、 ?#20146; ?#39038;客永远是第一

        你的听众是你的顾客,他们会付帐给你,因此他们必须要感受和接受到价值,他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要,请?#20146;。?#39038;客永远是第一重要的!

      十一、合理控制预算

        要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首?#20161;?#19982;会者收益。

      十二、最大限度地使用?#38469;?/p>

        ?#38469;?#33021;给你很多帮助,自始?#26519;?#22320;尽可能多使用?#38469;酰?#20351;得顾客和工作人员都能很轻松地运用?#38469;酰?#20294;是,必须?#20146;?#19981;可用?#38469;?#20195;替人与人之间的交流。(?#38469;?#30340;运用参看“多媒体会议包装?#20445;?/p>

      十三、清晰而?#39749;?#30340;沟通

        清晰而?#39749;?#30340;交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者,不了解内部的计划、程序或是后备工作,如何在最短的时间内了解这一切呢?

      十四、成熟的危机管理

        针对不可预见的问题与可能的场景危机,必须准备好解决方案,将最坏的结果罗列出来,然后逐一提出解决方案。

      十五、提供足够的价值

        为了满足与会者的需求,一个会议项目应该能提供给听众?#26447;?#30340;价值,无论是教育?#25925;?#22521;训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键,充实的内容将使价值在会议中得以体现。



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